Use case: Automatização do registo e controlo de compras a fornecedores ao nível do artigo

Em qualquer Negócio, a eficiência operacional é um dos principais diferenciais competitivos.

Recentemente, encontramos um Empresário que enfrentava desafios significativos para registo stocks provenientes de faturas de compra com várias linhas de artigos. Assim, fomos desafiados a encontrar e implementar uma solução inovadora e adaptada à realidade deste Negócio.

A NexScale Tech implementou um programa que automatiza a extração de dados diretamente das faturas, artigo a artigo, que possibilitou a atualização em massa de 1.600 artigos no software de faturação, quer ao nível de quantidades, quer ao nível de valor de compra.

O Desafio

Esta empresa já com 20 anos de atividade, que atua na área de remodelações, manutenções e canalizações, lida com um grande volume de faturas provenientes de múltiplos fornecedores constituídas por diversos artigos por cada encomenda. Assim, o processo tradicional consistia em várias tarefas manuais:

• Entrada manual de dados: Morosa e sujeita a erros.
• Dificuldade em integrar informações: Dados das faturas em formato não estruturado impedem a obtenção de informação de Negócio.
• Atrasos na contabilidade e no reporting: Impactando o fluxo de caixa e decisões estratégicas.

Este Empresário procurava uma solução customizada às especificidades do seu Negócio, integrada e eficiente.

A Solução: Programa Customizado para extração de dados de compras (artigo a artigo) partir de faturas em papel.

Após analisar as necessidades e desafios da empresa, desenvolvemos um programa adaptado ao modelo de negócio e ao processo de registo e controlo de compras a fornecedores,capaz de extrair automaticamente dados, artigo a artigo a partir de faturas digitais ou "digitalizadas", centralizando-as "em massa" no software de faturação e gestão da empresa a partir do módulo de compras a fornecedores, com a respetiva atualização ao nível de quantidades em stock e valores de compra.

Principais Funcionalidades

1. Capitalização de fontes de informação não estruturada: A ferramenta desenvolvida transforma as imagens obtidas a partir das faturas de compra em dados que estruturamos de acordo com os requisitos do software de faturação e gestão que vão ao detalhe de contabilizar múltiplos descontos.
2. Integração com Sistemas Existentes: Esta ferramenta foi projetada para se conectar diretamente a qualquer software de faturação e gestão permitindo à empresa rapidamente otimizar o processos end to end através de API's disponíveis ou a partir da importação em massa destes dados.
3. Informação de Negócio atualizada: Esta implementação permite ao Empresário obter relatórios personalizáveis que suportam um processo de decisão mais célere e fundamentado, eliminando redundâncias e partir da sincronização de dados em tempo real.
4. Análise e Validação Automática:Importação de dados com aplicação de alarmística para validação de informações essenciais (como correspondência de valores e datas), reduzindo o risco de inconsistências.

Os Benefícios Alcançados

1. Economia de Tempo: A entrada manual de dados foi eliminada, permitindo que o Empresário se foque em tarefas estratégicas ao Negócio.
2. Redução de Erros: A automação assegurou uma redução de erros de transcrição, aumentando a precisão dos relatórios financeiros e redução de retrabalho.
3. Maior Eficiência Financeira:

O processamento rápido e integrado das faturas melhorou o fluxo de caixa, ajudando na tomada de decisões mais informadas.

Conclusão

A criação deste software foi um exemplo claro de como a transformação digital pode solucionar problemas reais e agregar valor significativo a uma organização.